Copy page

CRM

Appointment

Menu CRM > Appointment menampilkan janji temu pelanggan dalam kalender bulanan. Janji bisa dibuat manual, dibuat oleh AI Workflow V2 saat pelanggan menjadwalkan lewat chat, atau terbentuk otomatis setelah pembayaran deposit.

Sebelum mulai

• Peran: Owner, Admin, dan Agent dapat membuka halaman ini.
• Untuk pengingat ke pelanggan, siapkan aturan Follow Ups dengan trigger Appointment (Owner atau Admin).

Melihat kalender

1. Buka CRM > Appointment. Gunakan panah kiri dan kanan untuk berpindah bulan.
2. Hari yang punya janji ditebalkan. Klik tanggal untuk melihat daftar janji hari itu di kartu kanan, berurutan menurut jam.
3. Hari tanpa janji menampilkan "No appointments for this day."

Hanya ada tampilan bulanan, tanpa tampilan minggu atau hari, dan tidak ada filter status. Jam ditampilkan menurut zona waktu peramban Anda.

Menambah dan mengubah appointment

1. Klik Add appointment (atau Edit pada sebuah janji).
2. Isi Title (wajib, misalnya Consultation call) dan Description (opsional).
3. Pilih Date, Start, dan End. End harus setelah Start, di hari yang sama.
4. Atur Timezone (bawaan Asia/Jakarta) dan Status: SCHEDULED, COMPLETED, CANCELLED, atau NO_SHOW (bawaan SCHEDULED).
5. Klik Save.

Janji muncul di kalender pada tanggalnya dengan badge sumber Manual. Perhatikan hal berikut:

• Jam Start dan End dibaca menurut zona waktu peramban Anda. Kolom Timezone hanya label teks dan tidak mengonversi jam. Karena itu jam bisa tampak berbeda di komputer lain.
• Formulir manual tidak punya kolom pelanggan, jadi janji manual tidak tertaut ke pelanggan.
• Janji lintas tengah malam tidak bisa dibuat.
• Sistem mendeteksi janji yang waktunya bertabrakan, tetapi peringatannya belum tampil di layar. Periksa kalender sendiri.

Menghapus appointment

1. Klik Delete pada janji.
2. Pada dialog "Delete appointment?" klik Delete.

Janji hilang dari kalender. Bila terhubung ke pelanggan, tercatat "Appointment deleted" di timeline dan follow-up AI yang terkait dibatalkan. Bila pelanggan hanya batal, ubah Status menjadi CANCELLED agar riwayat tetap ada.

Sumber appointment

Badge sumber pada kartu janji menunjukkan asalnya:

Badge	Asal janji
Manual	Dibuat lewat tombol Add appointment.
AI V2	Dibuat AI Workflow V2 saat pelanggan menjadwalkan lewat chat.
Pembayaran	Terbentuk otomatis setelah deposit pelanggan lunas. Satu pembayaran hanya menghasilkan satu janji.
ERP	Berasal dari sinkronisasi pembayaran dengan sistem klinik (ERP).

Bila aplikasi memakai bahasa Inggris, badge Pembayaran tampil sebagai Payment. Janji dari pembayaran hanya dibuat bila pembayaran tertaut ke pelanggan. Janji tanpa pembayaran (bayar di klinik) tetap dihitung sebagai closing komitmen di Lead Ops.

Sinkron ke Google Calendar

Bila Owner atau Admin sudah menghubungkan Google Calendar, kartu janji yang ikut disinkronkan menampilkan badge status:

• Menunggu: perubahan sedang dikirim ke Google Calendar.
• Tersinkron: event di Google Calendar sudah sesuai. Arahkan kursor ke badge untuk melihat waktu sinkron terakhir, lalu klik Buka di Google Calendar untuk membuka event di tab baru.
• Gagal: Google menolak atau tidak bisa dihubungi. Kartu menampilkan penyebabnya.

Untuk janji yang gagal:

1. Baca penyebab di kartu. Bila judul janji, akses kalender, atau pemetaan cabang yang bermasalah, perbaiki dulu. Coba ulang sebelum itu akan gagal lagi.
2. Klik Coba ulang. Badge berubah menjadi Menunggu dan sistem mengirim ulang janji itu.

Owner, Admin, dan Agent bisa memakai Coba ulang. Bila akses Google Calendar terputus, tombol diganti petunjuk menyambungkan ulang: Owner dan Admin mendapat tautan ke pengaturan, Agent diminta menghubungi Owner atau Admin.

Status tidak diperbarui otomatis setiap detik. Halaman memuat ulang status saat Anda kembali ke tab ini atau setelah menekan Coba ulang. Tautan di event Google Calendar membuka halaman ini pada bulan janji itu, memilih tanggalnya, dan menyorot kartunya.

Tidak ada pilihan untuk mengecualikan satu janji dari sinkronisasi. Yang dikirim hanya janji berstatus SCHEDULED yang belum dihapus. Untuk klinik, janji yang masih ditahan di ERP baru dikirim setelah terkonfirmasi.

Pengingat janji temu

Halaman Appointment sendiri tidak mengirim pengingat. Untuk pengingat ke pelanggan:

1. Buka Follow Ups > AI Rules (Owner atau Admin).
2. Buat aturan dengan trigger Appointment reminder dan atur Reminder before appointment (minutes).

Tanpa aturan itu, tidak ada pengingat otomatis untuk janji temu. Lihat Follow Ups.

Hasil yang diharapkan

• Janji tampil di kalender pada tanggal dan jam yang benar.
• Perubahan status atau penghapusan tercatat di timeline pelanggan bila janji tertaut ke pelanggan.

Masalah umum

• Jam janji berbeda di komputer lain. Jam disimpan sebagai waktu absolut dan ditampilkan menurut zona waktu peramban. Teks Timezone hanya keterangan.
• Pelanggan tidak menerima pengingat. Buat aturan Follow Ups bertrigger Appointment.
• Janji dari AI tidak muncul. Pastikan alur kerja AI Anda mengaktifkan alat penjadwalan. Lihat Alur Kerja.
• Badge Gagal muncul lagi setelah Coba ulang. Penyebabnya belum diperbaiki. Periksa judul janji, akses kalender, dan pemetaan cabang di Google Calendar.